General background
The European Union Anti-Corruption Initiative (EUACI) is the leading anti-corruption support programme in Ukraine, funded by the European Union, Federal Ministry for Economic Cooperation and Development, UK International Development, co-funded and implemented by the Ministry of Foreign Affairs of Denmark. The overall objective of the EUACI is to achieve significant progress in preventing and countering corruption, ensuring the coherence and systemic anti-corruption activities of state and local self-government bodies, and to empower civil society and citizens to contribute to the combatting of corruption, as well as the proper process of Ukraine’s post-war recovery. The current phase 3 of the Program runs till August 2027.
Poltava city council joined the Integrity Cities initiative in 2025. In March 2026, Poltava city council established a Digitalisation Department to strengthen its capacity to develop and implement digital tools. However, the existing technical infrastructure, particularly the limited capacity of the current server equipment, poses significant challenges to the effective development and further enhancement of the city’s Geographic Information System (GIS).
Objective
The purpose of procuring server equipment for Poltava City Council is to establish the essential technical infrastructure required for the further development of the city’s Geographic Information System (GIS). The existing server equipment is outdated and lacks the capacity to support the development and integration of new GIS data layers.
Scope of work
The scope of work covers the supply and delivery of server equipment. The Supplier shall provide all necessary hardware and documentation for operational use by Poltava city council.
1. Supply of a server:
- The Contractor shall supply a server in full compliance with the technical specifications outlined in Appendix 1.
2. Delivery and Transfer of a server:
- Deliver a server to the designated Poltava city council location in Poltava, Ukraine.
- Ensure secure packaging, transportation, and handover to the authorized Poltava city council representative.
- Provide delivery documentation, warranty certificates, and technical datasheets.
3. Compliance with Technical Requirements:
- The supplied system must meet or exceed the requirements specified in Appendix 1.
4. Warranty and Technical Support
- The Contractor shall provide manufacturer warranty for all equipment, covering defects in materials and workmanship.
- The Contractor shall provide information on available post-warranty support options, if applicable.
5. The Contractor shall deliver the following documentation (if applicable):
- User manuals and technical documentation.
- Warranty and service information.
- Any configuration or installation guides supplied by the manufacturer.
6. Acceptance of Deliverables is included the following:
- Verification by Poltava city council`s authorized representative that all equipment has been delivered in full and in working condition.
- Confirmation by Poltava city council`s authorized representative that specifications match Appendix 1.
- Signing of the acceptance certificate by the EUACI’s authorized representative.
Бюджет, строки та місце виконання
Максимальний бюджет закупівлі становить 12 000 євро.
Строк виконання — до 30 днів з дати підписання договору.
Постачальник може запросити авансовий платіж у розмірі до 50% загальної вартості після підписання договору, а решту 50% — як післяоплату після виконання договору.Оплата здійснюватиметься в гривнях за курсом НБУ на дату виставлення рахунку.
Як подати пропозицію
Кінцевий строк подання пропозицій — до 20 листопада 2026 року, 18:00 (за київським часом).
Пропозицію слід подати у форматі, наведеному в Додатку 1 «Особливі умови та технічні специфікації» та Додатку 2 «Ціна договору».
Ціни мають бути зазначені в євро, з урахуванням вартості доставки до приміщення Полтавської міської ради та всіх застосовних мит і податків, без ПДВ. EUACI звільнена від сплати ПДВ як програма міжнародної технічної допомоги.
План закупівель і реєстраційна картка EUACI доступні на офіційному сайті Кабінету Міністрів України.
Пропозиція має містити заповнені та підписані додатки і має бути надіслана в зазначений вище строк на адресу [email protected], у копії — [email protected], з темою листа: «Server equipment for Poltava city council».
Після отримання пропозиції ви отримаєте автоматичну відповідь із поштової скриньки [email protected]. Якщо ви не отримали автоматичної відповіді, вашу пропозицію не отримано, і вам слід зв’язатися з EUACI .
Мова подання пропозицій — англійська.
Будь-які уточнювальні запитання щодо технічного завдання слід надсилати на адресу [email protected] не пізніше 13 листопада 2026 року, 18:00 (за київським часом).