Передумови та контекст
Підтримка антикорупційних зусиль в Україні є важливим політичним пріоритетом для Європейського Союзу та Данії. Завдяки боротьбі з корупцією Програма робить внесок у зміцнення демократії та економічне зростання України, а також у успішне наближення України до ЄС. Тема допомоги у відбудові та доброчесності є одним із ключових напрямів Програми як на національному, так і на місцевому рівнях і охоплює всі компоненти Антикорупційної ініціативи ЄС (EUACI). Уряд України є основним партнером EUACI у цій сфері, зокрема й Державне агентство відновлення та розвитку інфраструктури України (далі – Агентство). Його завдання полягає у безпосередній реалізації окремих проєктів з відбудови.
Агентство звернулося до EUACI з проханням надати підтримку у розробці та впровадженні інформаційно-аналітичної системи “Система управління контрактами” (далі – Система) для централізованої обробки контрактів і первинних документів проєктів у межах Агентства відновлення та Служб відновлення в областях (RORs). Метою Системи є забезпечення обігу документів і контрактів в єдиному електронному середовищі з можливістю машинного зчитування.
Запланована інформаційно-аналітична система для обробки закупівельної, контрактної та первинної документації покликана усунути недоліки традиційних паперових методів управління проєктами відбудови. Традиційні методи передбачають ручне створення тендерної документації, контрактів, кошторисів, наглядових звітів та інших будівельних документів за допомогою стандартного офісного програмного забезпечення, а також друк. Такий підхід породжує низку проблем: дані вразливі до помилок ручного введення, погодження документів затримується, а відсутність належного відстеження змін призводить до розбіжностей у документах, ускладнюючи моніторинг. Крім того, традиційні підходи не гарантують послідовності або своєчасного оновлення інформації.
Замінивши традиційні паперові методи на цифрову платформу, Система підвищить ефективність, прозорість та підзвітність під час роботи з документацією з питань закупівель, укладання контрактів і фінансів. Вона оцифрує обробку первинних документів проєкту. Система забезпечуватиме створення, обмін, затвердження й безпечне зберігання ключової документації, зокрема контрактів, додатків, змін, актів виконаних робіт, кошторисів, сертифікатів відповідності, паспортів якості, результатів лабораторних випробувань і записів фінансових операцій. Усі документи підписуватимуться за допомогою кваліфікованих електронних підписів, що забезпечить цілісність і безпеку даних та зменшить адміністративне навантаження.
Ключовою особливістю Системи є її інтеграція з уже наявними державними IT-платформами, такими як ProZorro, DREAM та E-ROAD. Ці інтеграції дадуть змогу обмінюватися даними в реальному часі, підвищуючи точність і надійність інформації щодо закупівель, підрядників і статусів проєктів. Це усуне дублювання даних та посилить координацію між різними державними органами. Крім того, Система автоматизує фінансові операції, даючи змогу електронно обмінюватися платіжними документами між Агентством, RORs і Державною казначейською службою України.
Система також надаватиме розширені аналітичні інструменти для моніторингу виконання проєктів і оцінювання результатів. Звіти в реальному часі дозволять особам, які приймають рішення, аналізувати витрати, розподіл ресурсів і ключові показники проєктів, що сприятиме ухваленню обґрунтованіших рішень і оптимізації процесів. Крім того, модульна архітектура Системи забезпечить її масштабованість і гнучкість щодо нормативних змін та нових потреб проєктів. Така гнучкість дасть змогу Системі обробляти дедалі більші обсяги даних та розширювати свій функціонал у разі необхідності. Вбудовані інструменти ведення журналу фіксуватимуть кожну операцію з документами, створюючи повну історію дій користувачів і змін у документах. Цей аудит-профіль підвищить контроль процесів, посилить захист та забезпечить виконання вимог щодо звітності від міжнародних донорів і державних органів нагляду.
Однією з основних функцій Системи є створення центральної бази даних із попередніми витратами та цінами в межах проєктів. Це дасть змогу проводити глибокий аналіз видатків і стане міцним підґрунтям для стратегічного планування та бюджетування. Завдяки точним даним щодо будівельних матеріалів, робочої сили, обладнання й техніки Агентство зможе точніше передбачати потреби у ресурсах. Це допоможе оптимізувати планування та формування цін, зменшити неефективне витрачання і гарантуватиме наявність необхідних ресурсів заздалегідь.
Такий рівень прозорості є надзвичайно важливим для збереження довіри серед міжнародних партнерів та донорів України, оскільки він дозволяє їм переконатися, що кошти використовуються належним чином.
Впровадження Системи суттєво підвищить ефективність завдяки зменшенню адміністративного навантаження і прискоренню обробки документів. Вона забезпечить прозорість шляхом повної підзвітності фінансових та операційних дій, оптимізує планування ресурсів на основі аналізу даних і посилить нагляд завдяки моніторингу проєктів у реальному часі. Зрештою, ця цифрова трансформація може стати ключовим інструментом для стратегічного розвитку української інфраструктури, сприяючи економічному відновленню країни та її довгостроковій стійкості.
Мета
Завдання Проєктного менеджера — забезпечити підтримку та управління процесом розробки й упровадження “Системи управління контрактами” для Агентства, включно з підготовкою необхідних документів для Системи, а також подальшим керівництвом розробкою й упровадженням цієї Системи.
Головна мета завдання — забезпечити розробку Системи управління контрактами в Агентстві.
Обсяг роботи
Проєктний менеджер працюватиме з представниками Агентства та спеціально створеною в межах Агентства робочою групою, щоб гарантувати успішну розробку й упровадження Системи. Крім того, Проєктний менеджер співпрацюватиме з бізнес-аналітиком у процесі розробки Системи управління контрактами, контролюючи ефективність виконання проєкту, відповідність бізнес-вимогам і узгодження очікувань зацікавлених сторін. Їхня взаємодія базуватиметься на постійній комунікації, спільному вирішенні завдань та глибокому розумінні як технічних, так і бізнес-потреб. Разом вони визначать бізнес-процеси та розроблять детальне технічне завдання (Terms of Reference, ToR) для Системи. Після обрання ІТ-компанії для розробки Системи саме Проєктний менеджер стане ключовою особою в процесі розробки програмного забезпечення.
Таким чином, обсяг роботи в межах цього завдання охоплює різні види діяльності, зокрема (але не обмежуючись ними):
- Планувати та організовувати розробку й упровадження Системи; встановлювати цілі та керувати ресурсами.
- Очолювати й керувати робочою групою при Агентстві, відповідальною за розробку й упровадження Системи.
- Надавати підтримку бізнес-аналітику в підготовці технічного завдання (ToR) для Системи та переглядати технічні вимоги та іншу документацію, що стосується розробки й впровадження Системи.
- Співпрацювати з бізнес-аналітиком, який проводить детальний аналіз поточних процесів управління контрактами в Агентстві та збирає бізнес-вимоги й функціональні вимоги, а Проєктний менеджер забезпечує відповідність цих вимог завданням, строкам і ресурсам проєкту.
- Організовувати партнерство та координацію з внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами, щоб забезпечити належну розробку Системи.
- Підтримувати процес закупівель для вибору розробників Системи.
- Щоденно координувати взаємодію з обраним розробником Системи, Агентством та RORs, а також надавати активну допомогу у вирішенні викликів, що виникають під час розробки й упровадження Системи.
- Сприяти діяльності Агентства, пов’язаній із вищезгаданими завданнями (зустрічі, заходи, планування навчання персоналу).
- Здійснювати керування вдосконаленням Системи протягом періоду тестування.
- Здійснювати моніторинг, відстежувати та звітувати про хід і результати роботи, вирішувати проблеми, що виникають у процесі розробки Системи. За необхідності коригувати обмеження проєкту, щоб забезпечити якість реалізації.
Терміни виконання
Загальна тривалість поточного завдання становить 9 місяців, із загальною кількістю до 196 робочих днів (до 22 робочих днів на місяць), з очікуваним початком у квітні 2025 року.
Вимоги до Виконавця
Контракт буде укладено з експертом, який відповідатиме таким критеріям:
- Вища освіта в галузі будівництва та архітектури, проєктного менеджменту, економіки, кошторисної справи, бухгалтерського обліку або аналогічних напрямів.
- Високий рівень аналітичних, комунікаційних та презентаційних навичок.
- Досвід управління ІТ-проєктами.
- Вільне володіння англійською мовою на рівні Advanced.
- Вільне володіння українською мовою.
Загальний професійний досвід:
- Бажано понад 5 років загального професійного досвіду (мінімум 3 роки).
- Знання українського законодавства у сфері міського будівництва.
- Досвід роботи з кошторисами в будівництві, претензіями, змінами до контрактів і переглядом умов контрактів.
- Підтверджений досвід управління ІТ-проєктами в державному секторі, бажано у сфері управління контрактами або автоматизації документообігу.
- Досвід співпраці з міжнародними організаціями, донорами або в межах проєктів, що фінансуються ЄС, буде перевагою.
Специфічний професійний досвід:
- Підтверджені знання та професійний досвід у керуванні проєктами, що фінансуються державою й міжнародними партнерами одночасно.
- Досвід у сфері публічних закупівель та практичне застосування різних форм контрактів (зокрема міжнародних) і тендерної документації буде перевагою.
- Очікується, що експерт працюватиме у приміщенні Агентства або дистанційно.
- Глибоке розуміння життєвого циклу розробки програмного забезпечення (Agile, Scrum, Waterfall) та ІТ-інфраструктури.
- Знання систем управління контрактами та інтеграції баз даних.
- Відмінні навички взаємодії зі стейкхолдерами та координації роботи кількох команд.
- Сильні навички розв’язання проблем і зниження ризиків.
- Уміння визначати індикатори.
Результативність Виконавця оцінюватиметься на підставі досягнення мети цього контракту, а також отриманих результатів, зазначених у розділах “Objective” та “Expected Deliverables” цього документа.
Особливі вимоги
Підписуючи контракт, Виконавець (та його представники) погоджується зберігати в довірі та конфіденційності будь-яку інформацію чи документи («конфіденційна інформація»), розкриті йому або виявлені ним чи підготовлені ним у ході або внаслідок виконання контракту, і зобов’язується використовувати їх виключно для цілей виконання контракту та не розголошувати третім особам без дозволу EUACI.
Виконавець звітує перед Агентством та EUACI. Перед завершенням завдання Виконавець має провести підсумкову зустріч (de-brief) з представниками EUACI.
Місце надання послуг: Київ
Виконавцю буде надано робоче місце в приміщенні Агентства.
Деталі подання пропозицій
Для розгляду пропозиції учасник має подати:
- Резюме (CV) обсягом не більше трьох сторінок, яке має містити опис попередніх релевантних завдань, ключових обов’язків у межах цього завдання та портфоліо проєктів, аналогічних цьому, виконаних за останні п’ять років.
- Бюджетну пропозицію на послуги в євро (EUR), з урахуванням усіх податків або інших зборів, із зазначенням денної ставки та розрахунком на 196 робочих днів.
Бюджет контракту не може перевищувати 31 500 євро (включно з усіма операційними та податковими видатками).
Як подати заявку
Кінцевий термін подання пропозицій — 11 квітня 2025 року, 18:00 за київським часом.
Пропозиції необхідно надіслати до зазначеного терміну на адресу електронної пошти [email protected] з копією на [email protected], вказавши в темі листа “Project Manager for IT development”.
Мова подання пропозиції: англійська.
Усі запитання щодо уточнення інформації про умови тендеру слід надсилати на адресу [email protected] не пізніше 4 квітня 2025 року, 18:00 за київським часом.
Деталі у вкладеному документі.