Рекрутери для відбору Керівника Централізованої закупівельної організації при Агентстві відновлення

Контекст

Підтримка антикорупційних зусиль в Україні є одним із найважливіших політичних пріоритетів Європейського Союзу та Данії. Боротьба з корупцією сприяє зміцненню демократії та економічному зростанню України, а також успішному наближенню України до ЄС.

Тема доброчесної відбудови є одним із ключових напрямів діяльності програми як на національному, так і на місцевому рівнях, а також охоплює всі компоненти EUACI.

Прозорість, доброчесність і підзвітність процесу відновлення України – одна з ключових тем для EUACI. Уряд України, Міністерство розвитку громад та територій України (Міністерство) та Державне агентство відновлення та розвитку інфраструктури України (Агентство) є основними партнерами EUACI у цій сфері.

Оскільки процес відбудови залучає значні національні та міжнародні ресурси, важливо мати скоординовану політику, яка гарантуватиме відповідальне управління цими коштами та підтримуватиме довгострокові зобов’язання України щодо належного врядування та сталого розвитку.

В умовах воєнного стану закупівлі за державні кошти в Україні потребують посиленої відповідальності від усіх учасників, оскільки ефективність використання бюджетних коштів залежить від їх належного освоєння. Механізм проведення процедур публічних закупівель має стати одним із ключових елементів управління державними фінансами та підвищити ефективність державної економічної політики. Він повинен базуватися, зокрема, на принципах добросовісної конкуренції, прозорості та доброчесності, недискримінації учасників, об’єктивності й неупередженості тендерних пропозицій та запобіганні корупції. З огляду на значні обсяги коштів та складність регулювання договірних відносин, саме публічні закупівлі визначено як одну з найбільш уразливих сфер.

Наразі Служби відновлення (далі – Служби) є замовниками будівельних робіт і самостійно визначають основні принципи організації та проведення тендерних процедур. Замовники дотримуються різних підходів до процесів закупівель, що може призводити до певних ризиків, зокрема управлінських, репутаційних, корупційних і санкційних.

З метою підвищення рівня доброчесності та ефективності публічних закупівель, які здійснюють Служби, Агентство розглядає можливість запровадження Централізованої закупівельної організації (далі – ЦЗО).

Ефективність роботи ЦЗО безпосередньо залежить від управлінських навичок та експертизи його Керівника. Керівник має бути обраний шляхом конкурсного відбору. Надзвичайно важливо провести якомога ширший і ретельніший відбір, аби забезпечити професійність та високі стандарти доброчесності майбутнього очільника ЦЗО.

Керівника буде призначено наказом Голови Агентства. Процес відбору Керівника ЦЗО координуватиметься Робочою групою при Агентстві.

Як у державному, так і в приватному секторах поширеною практикою є залучення професійних рекрутингових консультантів для допомоги у відборі кандидатів на ключові управлінські посади відповідно до встановлених критеріїв. Такі консультанти мають широке коло контактів і значний досвід у пошуку керівників вищої ланки, що може значно посилити можливості знайти кваліфікованих кандидатів.

Професійний рекрутер має забезпечити прозорий і конкурентний відбір, а його експертиза буде надзвичайно важливою для виявлення кандидата, який відповідатиме високим вимогам до цієї критично важливої управлінської ролі.

Пошук Керівника ЦЗО є необхідним для ефективної роботи та зміцнення репутації Державного агентства відновлення України. Процес відбору відіграє ключову роль у визначенні найкращого кандидата на цю важливу посаду та забезпечує Агентство необхідним лідерством для подолання викликів у сфері закупівель в складних умовах.

У цьому контексті EUACI шукає Постачальника послуг (Консультанта, Консалтингову фірму або громадську організацію), який тісно співпрацюватиме з EUACI та Агентством у проведенні процедури пошуку керівних кадрів (executive search) для найму Керівника ЦЗО

Мета та результати

Мета завдання – забезпечити комплексний, конкурентний, прозорий і високоякісний відбір Керівника ЦЗО.

Обсяг робіт

Постачальник послуг нестиме відповідальність за виконання таких завдань:

1) Початкова консультація та планування:

Розробити чітке бачення вимог і профілю потенційного Керівника ЦОЗ та підготувати перелік документів, які мають подавати заявники відповідно до критеріїв оцінювання.
Розробити План рекрутингу для визначення кандидата на посаду Керівника ЦОЗ. План має містити проект відповідного оголошення та рекомендації щодо вибору медіа/платформ для розміщення оголошення українською та англійською мовами.
Розробити Методологію оцінювання кандидатів згідно з критеріями оцінювання.
Провести щонайменше 3 інтерв’ю з ключовими стейкхолдерами (за погодженням з EUACI), щоб визначити їхні очікування та вимоги до Керівника ЦОЗ.

2) Дослідження ринку та ідентифікація кандидатів:

Провести комплексне дослідження ринку з метою виявлення потенційних кандидатів, аби забезпечити широкий пул кваліфікованих фахівців.
Опублікувати оголошення про конкурс на обраних медіаплатформах для залучення потенційних кандидатів.
Координувати оголошення конкурсу та процес рекрутингу з офіційною процедурою Агентства.
Організувати процес подачі заяв від кандидатів, які відгукнулися на офіційне оголошення на веб-сайті Агентства, приймати та впорядковувати отримані заявки.

3) Оцінка кандидатів та формування короткого списку:

Аналізувати подані документи всіх кандидатів, оцінювати відповідність кожного кандидата вимогам посади Керівника ЦОЗ. До цього входить перевірка точності інформації, дотримання вимог та збір рекомендацій, використовуючи перевірені відкриті бази даних та інші надійні джерела.
Надати детальний звіт з оцінкою кандидатів, зокрема їхніх кваліфікацій, досвіду і відповідності займаній посаді.
Провести ґрунтовну перевірку (зокрема ретельну перевірку доброчесності) кожного кандидата з короткого списку, використовуючи доступні матеріали у відкритих джерелах, та представити результати письмово.
Представити Робочій групі короткий список щонайменше з 3–5 кандидатів, а також перелік можливих запасних кандидатів на випадок відкликання, непризначення або дострокового припинення повноважень члена групи.

4) Координація інтерв’ю:

Координувати та організовувати інтерв’ю з кандидатами з короткого списку та Робочою групою.
Підтримувати ефективний зв’язок з усіма заявниками, зокрема тими, хто потрапив і не потрапив до короткого списку. Чітко повідомляти строки кожного етапу процесу, аби всі учасники були поінформовані.
Надавати зворотний зв’язок і підтримку Робочій групі впродовж усього процесу проведення інтерв’ю.

5) Підтримка на фінальному етапі відбору:

Підтримати Робочу групу під час фінальних співбесід, забезпечуючи повноцінне обговорення та оцінку всіх аспектів відповідності кандидатів.
Сприяти перемовинам щодо умов роботи, правових питань, компенсацій та інших договірних моментів.
Допомогти організувати засідання Робочої групи для затвердження найкращого кандидата на посаду Керівника ЦОЗ.

6) Після відбору:

Сприяти адаптації обраного кандидата, забезпечуючи його/її плавний перехід до нової ролі.
Протягом трьох місяців після відбору надавати підтримку для вирішення можливих питань чи викликів.

Терміни виконання
Очікувана тривалість виконання завдання становить до 3 місяців (13 тижнів), з орієнтовним початком у березні 2025 року та завершенням наприкінці травня 2025 року (на початку червня 2025 року). Виконання завдання не розпочнеться до ухвалення необхідних законодавчих змін та відповідних рішень Агентства.

Оплата
Оплата здійснюватиметься максимум у дві частини.
Перша частина, що може складати максимум 30% від загальної вартості контракту, виплачується після отримання Виконавцем Послуги Першого результату (Deliverable 1) та рахунку-фактури, і залежить виключно від рішення Агентства щодо схвалення початку процесу рекрутингу.
Друга і остаточна оплата здійснюватиметься після отримання та затвердження Фінального звіту та остаточного рахунку-фактури.

Визначення показників
Результати роботи Виконавця оцінюватимуться з точки зору досягнення мети цього контракту, а також отримання визначених ним результатів, згідно з розділами «Objective» та «Expected Deliverables» у доданому документі.

Вимоги до Постачальника послуг
Постачальник послуг повинен відповідати таким вимогам:

Бути зареєстрованою юридичною особою (у тому числі ГО) або фізичною особою-підприємцем відповідно до законодавства України.
Мати підтверджений досвід не менше ніж 10 років у сфері рекрутингу керівників вищої ланки, зокрема для державного сектору чи муніципальних підприємств.
Мати глибокі знання законодавства у сфері корпоративного управління, а також законодавства, що застосовується до державних підприємств. Розуміння та досвід роботи з законодавством і нормативно-правовою базою у сфері закупівель в Україні, а також у будівельній галузі, будуть перевагою.
Мати потужні дослідницькі можливості та доступ до широкого та кваліфікованого пулу кандидатів.
Демонструвати відмінні навички управління проєктами та комунікації з метою забезпечення прозорості впродовж усього процесу.
Мати здатність проводити належну перевірку (due diligence), зокрема перевірку бекграунду та рекомендацій кандидатів.
Дотримуватися норм комплаєнсу та етики, зокрема:
- Дотримання етичних стандартів і законодавчих вимог.
- Зобов’язання щодо конфіденційності та захисту даних.

Орієнтовний бюджет
Максимальний бюджет, передбачений для цього завдання, становить до 27 000 євро. Ця сума включає добові для проведення робіт у полі (у разі необхідності відряджень), а також витрати на локальні поїздки та інші витрати, пов’язані з реалізацією проєкту, як-от оренда приміщень, друк або організація кейтерингу.

ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ

Пропозиція (усі документи мають бути англійською мовою) повинна містити:

Коротку методологію, що окреслює підхід Консультанта до рекрутингу керівників вищої ланки та оцінки кандидатів (до трьох сторінок).
Резюме (CV) ключових учасників тендеру (до двох сторінок кожне).
Портфоліо релевантних проєктів (до п’яти сторінок).
Детальний фінансовий розрахунок (Запропонований бюджет).

Пропозиції слід подати до зазначеного терміну на адресу [email protected] з копією на [email protected], вказавши тему листа: “Recruiter for the CPO”.

Мова тендерних пропозицій: англійська.

Усі питання стосовно роз’яснень щодо оголошення про тендер слід надсилати на адресу [email protected] не пізніше 9 квітня 2025 року, 18:00 за київським часом.

Щоб упевнитися, що ваші документи успішно отримані, перевірте, чи надійшла вам автоматична відповідь із нашої системи. Якщо вашу заявку отримано коректно, ви отримаєте автовідповідь із поштової скриньки EUACI. Якщо ж автовідповідь не надійшла, це означає, що вашу заявку не отримано, будь ласка, спробуйте надіслати її ще раз або зв’яжіться з нами.

Кінцевий термін подання пропозицій – 16 квітня 2025 року, 18:00 за київським часом.

Детальніше читайте у доданому документі.