Оцінка політик і практик управління персоналом Агентства відновлення | EU4Reconstruction (Напрямок 2)

Мета закупівлі

Загальною метою цієї консультаційної послуги є проведення оцінки потреб і прогалин у політиках та практиках управління персоналом Агентства, а також підготовка практичних рекомендацій, спрямованих на підвищення спроможності Агентства залучати та утримувати кваліфікованих працівників.

Обсяг робіт

Консультант / Консультантка має провести аналіз поточного стану, визначити прогалини та напрями для розвитку, а також надати практичні рекомендації щодо вдосконалення в кожній із таких сфер:

політики у сфері управління людськими ресурсами та система управління персоналом;
політики та практики добору персоналу;
політика адаптації працівників (онбординг) та система наставництва;
розвиток лідерства та управління талантами;
система навчання та професійного розвитку;
політика утримання персоналу та залученості працівників;
система оплати праці та винагороди.

Обсяг робіт включає, але не обмежується, виконанням таких завдань:

Підготовчий етап та розробка методології

Провести установчі зустрічі з представниками EU4Reconstruction та Агентства для узгодження очікувань і планування подальших етапів оцінки.Розробити та погодити детальний план роботи, що включатиме основні заходи та етапи реалізації оцінки.Розробити та погодити з EU4Reconstruction методологію проведення оцінки, яка включатиме:
мету та завдання оцінки;
якісні та кількісні критерії оцінювання кожної із зазначених вище сфер, а також джерела даних;
підхід до аналізу даних, зокрема:
- Gap Analysis (аналіз прогалин): поточний стан → цільовий стан → прогалини;
- Policy Review (аналіз політик): чи існує відповідна політика; чи застосовується вона на практиці; наскільки ефективно вона функціонує;
- Process Mapping (картування процесів): як процес описаний у документах; як він фактично працює на практиці;
підхід до валідації результатів оцінки;
попередню структуру Звіту за результатами оцінки.

Збір та аналіз даних

Запросити та проаналізувати попередні дослідження й оцінки у сфері управління людськими ресурсами, а також наявні політики, процедури та процеси управління персоналом.
Провести аналіз результатів інституційного об’єднання, здійсненого у 2023 році, та визначити нереалізовані можливості для підвищення ефективності роботи й досягнення синергії.
Розробити гайд для проведення напівструктурованих інтерв’ю та провести щонайменше 15 інтерв’ю з керівництвом Агентства (Головою та чотирма заступниками) і керівниками ключових структурних підрозділів (орієнтовно 10 інтерв’ю).
Розробити та провести анонімне онлайн-опитування працівників з метою оцінки рівня їхньої залученості, організаційного клімату, сприйняття керівництва та взаємодії з ним, культури внутрішніх комунікацій, системи винагороди, рівня робочого навантаження, можливостей професійного розвитку, потреб у навчанні, а також інших чинників, що впливають на ефективність роботи, залученість і утримання персоналу.
За потреби експерти можуть запропонувати та погодити інші формати дослідження, інструменти й методи збору даних.
Аналіз політик, чинного законодавства та нормативно-правових актів, а також інструменти дослідження (зокрема, гайд для проведення напівструктурованих інтерв’ю з керівництвом Агентства та анкета для анонімного опитування працівників) повинні, але не обмежуються, відповідати вимогам, потребам і цілям, визначеним у пунктах 3–9 цього документа.

Деталі у ToR.

Ключові сфери оцінки

Політики у сфері управління людськими ресурсами та система управління персоналом

Провести аналіз чинних політик у сфері управління людськими ресурсами, внутрішніх нормативних документів, а також процедур управління персоналом з урахуванням найкращих міжнародних практик.
Оцінити, наскільки політики у сфері управління людськими ресурсами відповідають стратегічним цілям, мандату та операційним потребам Агентства.
Оцінити, чи відповідають чинна організаційна структура, чисельність персоналу та штатний розпис фактичному навантаженню, функціональним вимогам і потребам Агентства.
Провести аналіз спроможності підрозділу з управління персоналом, його функціональних напрямів діяльності та робочого навантаження.
Оцінити розподіл ролей і відповідальності у сфері управління людськими ресурсами між керівництвом Агентства, його структурними підрозділами та підрозділом з управління персоналом.Оцінити ефективність механізмів ухвалення кадрових рішень та реалізації політики у сфері управління людськими ресурсами.

Політики та практики добору персоналу

Проаналізувати підходи до планування кадрових потреб та заповнення вакантних посад.
Оцінити процедури добору персоналу, інструменти пошуку кандидатів, процеси відбору та програми адаптації новопризначених працівників.
Визначити фактори, що впливають на швидкість і якість заповнення вакантних посад.
Визначити структурні підрозділи, які мають найбільший кадровий дефіцит, проаналізувати його причини, а також внутрішні й зовнішні чинники, що впливають на цю ситуацію.
Визначити напрями діяльності, які найбільше потребують додаткового кадрового забезпечення.
Розробити рекомендації щодо вдосконалення практик добору персоналу на основі компетентнісного підходу, з урахуванням специфіки діяльності Агентства та результатів проведеного аналізу.

Політика адаптації працівників (онбординг) та система наставництва

Оцінити наявні механізми та формалізовані процедури адаптації новопризначених працівників.
Проаналізувати підходи до супроводу працівників протягом випробувального строку.
Визначити ефективність чинних практик інтеграції нових працівників в організацію.
Проаналізувати наявний потенціал системи наставництва та коучингу, що забезпечується досвідченими працівниками для новопризначеного персоналу.
Розробити рекомендації щодо вдосконалення процесів адаптації працівників та проходження випробувального строку, а також розвитку системи наставництва і коучингу серед працівників Агентства.

Розвиток лідерства та управління талантами

Проаналізувати підходи до розвитку лідерських компетентностей керівників.
Оцінити наявні механізми виявлення, розвитку та утримання працівників із високим потенціалом.
Оцінити підходи до формування кадрового резерву та забезпечення наступності на керівних і ключових посадах.
Оцінити чинні лідерські практики та підходи до управління, зокрема методи комунікації керівників із працівниками, делегування повноважень, підтримки професійного розвитку персоналу, надання зворотного зв’язку, управління результативністю діяльності та підвищення залученості працівників.
Визначити сильні сторони, прогалини та потреби у розвитку лідерських і управлінських компетентностей, а також розробити рекомендації щодо посилення управлінської спроможності керівників.

Система навчання та професійного розвитку

Проаналізувати чинні підходи до визначення потреб працівників у навчанні та професійному розвитку.
Оцінити наявну систему планування, організації та моніторингу навчальних заходів.
Визначити потреби та пріоритетні напрями розвитку компетентностей і професійних навичок працівників.
Проаналізувати наявні ресурси та інструменти для професійного розвитку персоналу.
Розробити рекомендації щодо вдосконалення системи професійного розвитку працівників Агентства.

Політика утримання персоналу та залученість працівників

Проаналізувати рівень плинності кадрів, основні причини звільнення працівників, а також фактори, що сприяють утриманню персоналу.
Проаналізувати чинний порядок звільнення працівників, процес припинення трудових відносин, оформлення документів при звільненні, практику проведення вихідних інтерв’ю (exit interviews) та інші пов’язані процедури.
Оцінити рівень залученості працівників, організаційний клімат, стан внутрішніх комунікацій та рівень довіри до керівництва.
Проаналізувати результати анонімного опитування працівників з метою оцінки рівня їхньої залученості, організаційного клімату, сприйняття керівництва та взаємодії з ним, культури внутрішніх комунікацій, системи винагороди, рівня робочого навантаження, можливостей професійного розвитку, потреб у навчанні, а також інших чинників, що впливають на ефективність роботи, залученість і утримання персоналу.
Розробити рекомендації щодо підвищення рівня залученості працівників, зміцнення системи утримання персоналу та покращення психосоціального клімату в колективі.

Оцінка системи оплати праці та винагороди

Проаналізувати чинні політики та практики оплати праці працівників.
Оцінити, наскільки система винагороди стимулює результативність роботи, професійний розвиток і утримання персоналу, а також чи є вона прозорою, послідовною та справедливою.
Проаналізувати вплив чинної системи оплати праці на мотивацію, залученість і утримання працівників.
Проаналізувати підходи до визначення цілей, встановлення ключових показників ефективності (KPI) та оцінювання результативності діяльності працівників.
Оцінити ефективність чинних механізмів оцінювання результативності діяльності працівників та використання їхніх результатів під час ухвалення управлінських і кадрових рішень.
За можливості провести порівняльний аналіз із відповідними установами державного сектору.
Розробити рекомендації щодо вдосконалення системи оплати праці та мотивації персоналу.
Провести оцінку інших аспектів, що є важливими для підвищення привабливості Агентства як роботодавця, а також для залучення й утримання персоналу в екосистемі Агентства.

Консультації, звітування та формування рекомендацій

Оновити структуру Звіту за результатами оцінки, яка має бути погоджена з EU4Reconstruction.
Підготувати проєкт Звіту за результатами оцінки, що міститиме висновки та рекомендації щодо кожної із сфер оцінювання. Для кожної теми звіт має висвітлювати такі аспекти: поточний стан; ключові прогалини та напрями розвитку; рекомендації щодо вдосконалення; потенційні ризики.
Основна частина звіту не повинна перевищувати 30 сторінок або слайдів (без урахування додатків) і має розпочинатися з короткого резюме обсягом до 5 сторінок або слайдів, яке міститиме чіткі висновки, сформульовані на основі результатів оцінки, а також ключові рекомендації.
Провести робочий семінар для представлення результатів оцінки керівництву Агентства, команді EU4Reconstruction та іншим заінтересованим сторонам, а також зібрати їхні коментарі та пропозиції до проєкту Звіту за результатами оцінки.
Підготувати фінальну редакцію Звіту за результатами оцінки з урахуванням отриманих зауважень і рекомендацій.
Розробити План дій щодо впровадження рекомендованих заходів у кожній із визначених сфер для Агентства. План дій має, зокрема, містити такі елементи:
- ключовий напрям;
- заходи та підзаходи;
- відповідальні виконавці;
- очікувані (вимірювані) результати;
- пріоритетність;
- строки виконання;
- інші необхідні елементи.
Трансформувати розроблену методологію оцінки в практичний інструмент, який дозволятиме Агентству самостійно проводити діагностику політик і практик управління людськими ресурсами.

Бюджет, строки виконання та місце надання послуг

Максимальний бюджет, доступний для виконання цього завдання, становить 20 000 євро, включно з усіма застосовними податками та всіма витратами, необхідними для виконання завдання. Вартість договору вважається такою, що включає професійний гонорар, витрати на відрядження та проживання, комунікаційні витрати, проведення кабінетного дослідження та аналітичної роботи, розробку методології та інструментів оцінки, проведення консультацій із заінтересованими сторонами, інтерв’ю, фокус-груп, підготовку звітів і презентацій, переклад (за потреби), а також будь-які інші адміністративні чи операційні витрати, пов’язані з виконанням цього завдання. Пропозиції, у яких запропонована вартість договору перевищує зазначений максимальний бюджет, будуть відхилені.

Оплата здійснюється двома платежами за умови належного виконання робіт та прийняття погоджених результатів.

Перший платіж у розмірі до 30% від загальної вартості договору здійснюється після підписання договору, проведення установчої зустрічі та подання і затвердження стартового пакета документів, який включає оновлений план роботи, методологію та інструменти оцінки управління людськими ресурсами, а також методи збору даних.

Другий платіж у розмірі до 70% від загальної вартості договору здійснюється після подання та прийняття фінального Звіту за результатами оцінки, передачі всіх остаточних результатів, передбачених цим договором, а також подання фінального рахунку.

Фінальний консолідований звіт з оцінки системи управління людськими ресурсами, що міститиме результати оцінки, рекомендації та дорожню карту їх впровадження, має бути підготовлений протягом не більше ніж чотирьох (4) місяців з дати підписання договору.

Завдання виконуватиметься переважно в Україні та передбачатиме поєднання кабінетної аналітичної роботи, онлайн-консультацій і очних зустрічей у місті Києві з представниками Агентства та команди EU4Reconstruction. Остаточний обсяг і формат очних зустрічей визначатимуться та погоджуватимуться на початковому етапі виконання завдання з урахуванням безпекової ситуації, доступності та операційної доцільності.

Як подати заявку

Кінцевий строк подання пропозицій — 7 серпня 2026 року, 18:00 за київським часом.

Усі заінтересовані кандидати / кандидатки повинні подати англійською мовою такі документи:

Заповнений Додаток 1, що включає:
- резюме ключових експертів (Розділ 3);
- технічну пропозицію / методологію постачальника (Розділ 4);
- план виконання робіт (Розділ 5).
Фінансову пропозицію (Додаток 2, Форми 1 та 2) у євро (EUR) із зазначенням денної ставки, а також інших пов’язаних витрат (включаючи податки, якщо застосовуються).

Пропозиції, подані без зазначених вище документів або оформлені з порушенням установлених вимог, не розглядатимуться.

Пропозиція повинна містити всю зазначену вище інформацію та бути надіслана не пізніше вказаного кінцевого строку на електронну адресу [email protected] з копією на [email protected] із темою листа: «SARDI HR ASSESSMENT_Назва вашої організації».

Мова тендерної пропозиції: англійська.

Усі запитання щодо роз’яснення цього Технічного завдання необхідно надсилати на адресу [email protected] з копією на [email protected] не пізніше 31 липня 2026 року, 18:00 за київським часом.

Деталі у ToR.