Управлінський підрозділ проєктів міжнародної технічної допомоги (Антикорупційна ініціатива ЄС (EUACI) та EU4Reconstruction Stream 2 (МЗС Данії)) шукає адміністративного асистента.
Якщо ви відповідаєте наведеним нижче вимогам, є енергійним, професійним та орієнтованим на надання послуг і бажаєте стати частиною колективу, де працюють віддані та працьовиті співробітники, які прагнуть докласти зусиль для створення ще кращого суспільства в Україні, надішліть нам своє резюме та мотиваційний лист англійською мовою на адресу [email protected] до 20 липня 2026 року, до кінця робочого дня.
Управлінський підрозділ
Управлінський підрозділ охоплює дві програми ЄС, що реалізуються Міністерством закордонних справ Данії (EUACI та данська частина EU4Reconstruction Stream 2), а також спільну команду адміністративної підтримки, розділену на фінансовий та адміністративний компоненти. Ця посада призначена до адміністративної команди, яка налічуватиме 4–5 співробітників. Після повного формування управлінський підрозділ налічуватиме близько 35–40 співробітників.
Посада
Посада: Адміністративний асистент
Місце роботи: Офіс EUACI/EU4Reconstruction Stream 2 у Києві
Контракт: Ми пропонуємо трудовий договір на повну зайнятість з Посольством Данії. Усі співробітники повинні будуть пройти перевірку внутрішньої служби безпеки
Термін дії контракту: Асистент офіційно буде закріплений за програмою EU4Reconstruction Stream 2 (Данія), яка, як очікується, завершиться в серпні 2028 року з можливістю продовження.
Умови: Заробітна плата відповідно до кваліфікації та кадрової політики посольства, а також пакет соціальних гарантій, як для співробітників посольства, що включає премію за результати роботи, медичне страхування та п’ять тижнів оплачуваної відпустки
Команда
Адміністративний асистент увійде до складу адміністративної команди та підпорядковуватиметься керівнику адміністративного відділу. Асистент надаватиме щоденну адміністративну та логістичну підтримку співробітникам EUACI/EU4Reconstruction.
Сфера відповідальності
Адміністративний асистент забезпечуватиме безперебійну роботу офісу та адміністрування діяльності, підтримуватиме HR процеси, допомагатиме співробітникам у повсякденній роботі, надаватиме підтримку персоналу в ефективному використанні цифрових інструментів та обладнання, забезпечуватиме логістичну та транспортну підтримку за необхідності, а також надаватиме логістичну та організаційну підтримку у зв’язку з переїздом програм до нового офісу.
Адміністративний асистент буде закріплений за програмою EU4Reconstruction і працюватиме в тісній співпраці з нинішнім адміністративним асистентом, який переважно закріплений за програмою EUACI. Однак багато завдань матимуть горизонтальний характер і охоплюватимуть обидві програми.
Успішний кандидат буде:
- Виконувати щоденні адміністративні задачі разом із нинішнім адміністративним асистентом, забезпечуючи професійне та ефективне робоче середовище, зокрема (але не обмежуючись цим):
- Управління вхідною/вихідною кореспонденцією, забезпечення своєчасного та належного розподілу, заповнення та архівування документів, а також надання підтримки колегам у роботі з документами та їх архівуванні
- Ведення офісних календарів, планування зустрічей/заходів тощо
- Складання листів, нотаток, звітів та електронних листів, часто як українською, так і англійською мовами
- Організація зустрічей та засідань
- Ведення протоколів як внутрішніх, так і зовнішніх зустрічей
- Надання підтримки в організації заходів, семінарів, воркшопів тощо
- Допомога з організації відряджень співробітників та партнерів програми, як в Україні, так і за кордоном
- Замовлення канцелярських товарів, забезпечення їх наявності
- Допомога в організації інвентаризації, включаючи реєстрацію та облік ІТ-обладнання
- Допомога у ознайомленні нових співробітників з цифровими ресурсами та обладнанням МЗС, надання колегам допомоги з повсякденними питаннями користувачів, а також сприяння комунікації зі службою технічної підтримки МЗС у разі потреби
- Стати адміністратором ІТ-систем (пакет Microsoft Office, програмне забезпечення Міністерства закордонних справ Данії) та консультувати співробітників з питань ІТ
- Надавати допомогу з письмовим та усним перекладом у рамках програми, а також оперативну підтримку за потреби (українська — англійська)
- Виконувати інші обов’язки на прохання менеджмент-команди та/або керівника адміністрації
Вимоги до кандидата/Кваліфікація
- Необхідна наявність ступеня бакалавра або вищого у галузі міжнародних відносин, соціальних наук, державного управління або іншої подібної сфери
- Щонайменше 3 роки професійного досвіду в адміністративній роботі у сфері підтримки, бажано в міжнародному середовищі
- Вільне володіння програмами MS Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint тощо)
- Необхідні базові знання в галузі ІТ та навички усунення несправностей
- Досвід роботи в міжнародних організаціях буде вважатися перевагою
- Досвід надання логістичної підтримки та організації відряджень
- Необхідне вільне володіння українською та англійською мовами
Подати заявку
Зацікавлені кандидати повинні надіслати своє резюме та мотиваційний лист англійською мовою на адресу [email protected] до кінця робочого дня 20 липня 2026 року, вказавши в темі листа: «Адміністративний асистент»