Адміністративний асистент для Секретаріату, що забезпечує підтримку конкурсу на посаду заступника керівника САП

Загальний контекст

Антикорупційна ініціатива ЄС в Україні (EUACI) є програмою технічної допомоги Європейського Союзу у сфері запобігання та протидії корупції в Україні, що співфінансується та впроваджується Міністерством закордонних справ Данії. Загальна мета EUACI полягає у досягненні суттєвого прогресу у запобіганні та протидії корупції, забезпеченні узгодженості та системності антикорупційної діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, а також у розширенні спроможності громадянського суспільства та громадян робити внесок у боротьбу з корупцією, а також у належний процес повоєнного відновлення України. Програма триватиме до квітня 2027 року.

Одним із бенефіціарів EUACI є Спеціалізована антикорупційна прокуратура (САП). Створена у 2015 році, реорганізована як окрема юридична особа у 2024 році, САП є органом прокуратури, основним мандатом якого є здійснення кримінального переслідування за корупцію на найвищому рівні, зокрема вчинених високопосадовцями державних органів і органів місцевого самоврядування, а також у справах, що становлять загрозу національній безпеці. Закон України «Про прокуратуру» визначає статус, мандат, повноваження та організацію САП, тоді як Кримінальний процесуальний кодекс України визначає її підслідність.

Відповідно до Закону України «Про прокуратуру», організація та проведення конкурсу на посади заступника Генерального прокурора – керівника САП, першого заступника керівника САП та заступника керівника САП здійснюються Комісією з добору (далі – Конкурсна комісія), яка складається з шести членів:

• трьох осіб, призначених Генеральним прокурором на підставі пропозицій Ради прокурорів України, та
• трьох осіб, призначених Генеральним прокурором на підставі пропозицій міжнародних та іноземних організацій, які відповідно до міжнародних або міжурядових угод протягом останніх трьох років надавали Україні міжнародну технічну допомогу у сфері запобігання та протидії корупції.

Після добровільної відставки заступника керівника САП Андрія Синюка 14 листопада 2025 року звільнилась вакансія на цю посаду. Відповідно, 19 березня 2026 року було створено Комісію з добору, головним чином для проведення конкурсу на посаду заступника керівника САП.

Майбутній добір на посаду заступника керівника САП стане першим застосуванням суттєво оновлених правил, передбачених Законом № 3509-IX, ухваленого у грудні 2023 року, в межах виконання умов МВФ та ЄС.

Відповідно до статті 29-1 Закону України «Про прокуратуру», фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності Конкурсної комісії та її членів, включно із Секретаріатом, утвореним для сприяння їхній роботі, може здійснюватися за рахунок міжнародної технічної допомоги.

З огляду на великий обсяг інформації, кореспонденції, офіційних запитів та іншої документації, пов’язаних із роботою Конкурсної комісії, а також на необхідність забезпечення належної логістичної підтримки офіційних засідань і поїздок членів Комісії, є необхідним залучення адміністративного асистента.

Мета

Метою цього завдання є підтримка ефективного, прозорого та належно організованого процесу добору на посаду заступника керівника САП шляхом забезпечення адміністративної та логістичної підтримки Конкурсної комісії та її членів відповідно до частини третьої статті 29-1 Закону України «Про прокуратуру», у тому числі шляхом залучення Секретаріату, створеного для сприяння роботи Комісії.

Адміністративний асистент забезпечуватиме щоденну організаційну, документаційну та координаційну підтримку, своєчасну підготовку й належне опрацювання адміністративних матеріалів, а також сприятиме безперебійному функціонуванню діяльності Конкурсної комісії, при цьому не втручаючись до прийняття незалежних, неупереджених та автономних рішень, ухвалених членами Конкурсної комісії протягом усього процесу.

Обсяг робіт

Адміністративний асистент надає адміністративну, організаційну та логістичну підтримку Конкурсній комісії у складі Секретаріату. Адміністративний асистент виконує завдання, доручені членами Конкурсної комісії, та повністю поважає незалежність, неупередженість і автономію Конкурсної комісії у прийнятті рішень.

Від адміністративного асистента очікується:

• допомога у щоденній роботі Секретаріату та Конкурсної комісії, включно з плануванням, обігом документів, веденням справ і опрацюванням вхідної та вихідної кореспонденції;
• надання ефективної адміністративної підтримки Конкурсній комісії за її запитом;
• підготовка, форматування та адміністрування документів, пов’язаних із процесом добору на посаду заступника керівника САП, із забезпеченням точності, повноти та відповідності процедурам на запит Конкурсної комісії;
• підтримка адміністрування всіх етапів процесу добору у координації із Секретаріатом, якщо це запитується Конкурсною комісією;
• підготовка адміністративних і процедурних документів, зокрема листів, порядків денних засідань, протоколів засідань Конкурсної комісії, меморандумів та інших матеріалів, на запит Конкурсної комісії або Координатора Секретаріату;
• ведення структурованої та належно організованої електронної та/або паперової системи зберігання всіх документів, пов’язаних із добором, із забезпеченням належного контролю версій та доступності;
• організація засідань, співбесід, робочих зустрічей та інших заходів, пов’язаних із процесом добору, включно з логістичними домовленостями, підготовкою порядків денних, веденням протоколів та подальшим супроводом узгоджених Конкурсною комісією;
• забезпечення своєчасної організації письмового та усного перекладу всіх матеріалів і засідань для членів Конкурсної комісії, за потреби;
• сприяння підготовці та підписанню додаткових угод, меморандумів чи інших адміністративних документів, пов’язаних із роботою Конкурсної комісії, у разі потреби;
• координація організації поїздок, проживання та інших логістичних потреб членів Конкурсної комісії відповідно до правил і процедур;
• виконання будь-яких інших адміністративних або організаційних обов’язків, доручених Конкурсною комісією, на підтримку процесу добору на посаду заступника керівника САП.

Конфіденційність та захист даних

Під час виконання цих обов’язків Адміністративний асистент забезпечує суворий захист і конфіденційність будь-яких персональних даних, чутливої інформації чи матеріалів з обмеженим доступом, отриманих у процесі роботи. Така інформація використовується виключно з метою виконання обов’язків, пов’язаних із процесом добору на посаду заступника керівника САП, і не підлягає розголошенню чи використанню з будь-якою іншою метою.

Очікувані результати

Адміністративний асистент забезпечує своєчасне надання таких результатів протягом усього періоду роботи Конкурсної комісії:

• оновлені графіки засідань, календарні та координаційні запрошення для Конкурсної комісії та Секретаріату;
• систематизовані записи кореспонденції (вхідної та вихідної), що ведуться у структурований спосіб;
• проєкти порядків денних та довідкових матеріалів для засідань, співбесід та інших заходів, пов’язаних із діяльністю Конкурсної комісії;
• проєкти протоколів та списків присутніх на засіданнях Конкурсної комісії підготовлені своєчасно та відповідно до узгоджених форматів;
• нотатки щодо подальших дій за узгодженими пунктами, відповідно до вказівок Координатора Секретаріату та Конкурсної комісії;
• належним чином оформлені та скомпільовані адміністративні й процедурні документи (листи, меморандуми, внутрішні записки тощо), підготовлені на запит;
• належно підтримувана електронна та/або паперова система зберігання всіх документів, пов’язаних із добором, із забезпеченням контролю версій та доступності;
• організоване логістичне забезпечення засідань, співбесід та заходів, включно з приміщеннями, онлайн-платформами та технічною підтримкою;
• скоординована організація поїздок і проживання для членів Конкурсної комісії відповідно до правил;
• своєчасна організація послуг письмового та усного перекладу для матеріалів і засідань Конкурсної комісії, за потреби;
• належне опрацювання, зберігання та використання персональних даних і чутливої інформації відповідно до вимог конфіденційності та захисту даних;
• стислий звіт із викладенням ключових організаційних і допоміжних заходів, здійснених під час процесу добору, підготовлений після завершення завдання (до 2 сторінок).

Кваліфікаційні вимоги

1. Ключові кваліфікації:

• Ступінь магістра з бізнес-адміністрування, державного управління або суміжної галузі.

• Щонайменше 5 років відповідного професійного досвіду в адміністративній підтримці або підтримці проєктів, із підтвердженим досвідом координації проєктів, обігу документів, ведення справ та управління записами.

2. Відповідність завданню

• Попередній досвід роботи з міжнародними проєктами у сфері правоохоронної, судової чи антикорупційної реформи вважатиметься перевагою.

• Попередній досвід участі у процедурах добору вважатиметься перевагою.

• Відмінні організаційні навички.

• Дотримання строків.

• Здатність працювати в умовах тиску та, за потреби, понаднормово.

3. Досвід роботи в регіоні та мовні вимоги

• Мова: вільне володіння письмовою та усною англійською мовою (рівень CEFR B2) та українською мовою на рівні C1 є обов’язковим.

Бюджет, строки та місце виконання

Оплата Консультанту здійснюватиметься щомісяця на підставі табеля обліку робочого часу та рахунку за відповідний період. Оплата здійснюється виходячи з фактичної кількості відпрацьованих днів та узгодженої денної ставки.

Запланованою датою початку є дата підписання договору з Консультантом, а період виконання становитиме до 7 місяців, починаючи з квітня 2026 року. Завдання передбачає до 60 робочих днів за повний строк дії Договору.

Очікується, що експерт працюватиме онлайн та офлайн у Києві.

Звітування та управління

Оцінка роботи Підрядника здійснюватиметься з огляду на досягнення мети цього договору, а також отримання його результатів, як це визначено відповідно у розділах «Мета» та «Очікувані результати» цього документа. Крім того, діяльність Підрядника оцінюватиметься за успішністю виконання всіх конкретних заходів, зазначених у розділі «Обсяг робіт» цього документа.

Підписуючи договір, Консультант погоджується зберігати в довірі та конфіденційності будь-яку інформацію чи документи («конфіденційна інформація»), розкриті Консультанту, виявлені ним або підготовлені ним у процесі чи внаслідок виконання договору, і погоджується, що така інформація використовуватиметься виключно для виконання договору та не розголошуватиметься жодній третій стороні. Консультант також погоджується не зберігати копії будь-якої письмової інформації чи прототипів у своєму архіві та для власного використання.

Порядок подання заявок

Кінцевий строк подання пропозицій – до кінця дня 26 квітня 2026 року.

Усі заінтересовані кандидати мають подати:

• Резюме експерта, не більше 3 сторінок
• Супровідний лист
• Фінансову пропозицію, включно з денною ставкою

Якщо ці документи не подані відповідно до наведених вище вимог, заявка не розглядатиметься.

Пропозиція повинна містити вищезазначену інформацію та бути подана у межах зазначеного строку на адресу [email protected] з копією на [email protected] із зазначенням теми листа: Адміністративний асистент для Секретаріату, що забезпечує супроводження конкурсу на посаду заступника керівника Спеціалізованої антикорупційної прокуратури.

Після надсилання пропозиції ви отримаєте автоматичну відповідь із поштової скриньки [email protected]. Якщо автоматичну відповідь не отримано, це означає, що вашу пропозицію не було отримано, і вам слід звернутися до EUACI телефоном.

Мова подання заявки: англійська.

Будь-які запитання щодо уточнення цього технічного завдання слід надсилати на адресу [email protected] не пізніше 20 квітня 2026 року, 17:00 за київським часом.

Критерії оцінювання